Modul Informasi Arsip dan Dokumen Yayasan PKP JIS pada Smart Management System

 Assalamu'alaikum warahmatulahi wabarakatuh 

Berikut adalah beberapa informasi yang disajikan dalam modul informasi arsip dan dokumen yayasan: 

1. Pengertian arsip

Arsip adalah rekaman tertulis, visual, atau suara yang dihasilkan atau diterima oleh organisasi, termasuk yayasan. Arsip biasanya mengandung informasi yang berharga dan memiliki nilai sejarah. 

2. Fungsi arsip

Arsip memiliki fungsi sebagai bukti hukum, sumber informasi, bukti pengelolaan, dan informasi arsip. Oleh karena itu, sebuah yayasan harus menjaga arsip dengan baik agar dapat dipergunakan untuk kepentingan organisasi. 

3. Pengertian dokumen

Dokumen adalah bahan tertulis yang memuat informasi dan data penting mengenai kegiatan dan program yayasan. Dokumen sangat penting sebagai bukti kegiatan, turut mencatatkan alur kegiatan pada organisasi dan meningkatkan akuntabilitas. 

4. Jenis dokumen

Dokumen yang dihasilkan oleh yayasan meliputi dokumen administrasi, keuangan, program, dan pendidikan. 

5. Manfaat dokumen

Dokumen memiliki manfaat sebagai alat komunikasi, alat pengambilan keputusan, sebagai referensi informasi, sebagai alat pengontrol, dan sebagai bukti legalitas. 

6. Penyimpanan arsip dan dokumen

Yayasan harus menyimpan arsip dan dokumen secara teratur dan sistematis agar dapat diakses dan dilacak kembali dengan mudah. Yayasan juga harus memiliki arsip dan dokumen yang lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan dalam setiap program atau kegiatannya. 

7. Konservasi arsip

Konservasi arsip adalah pengelolaan arsip dengan tujuan untuk melindungi dan memperbaiki arsip yang rusak atau terancam kerusakan. Konservasi dilakukan dengan usaha membersihkan, memperbaiki, dan melindungi arsip dari kerusakan. 

8. Penyimpanan dan cadangan dokumen

Yayasan juga harus memiliki salinan atau cadangan dokumen yang disimpan dengan baik secara digital sebagai antisipasi kehilangan dokumen atau kejadian yang tidak diharapkan. Keberadaan penyimpanan arsip dan dokumen digital juga merupakan syarat dalam pengajuan lembaga tanda daftar yayasan. 

Dengan memahami informasi tentang arsip dan dokumen yayasan, yayasan dapat melakukan pengelolaan arsip dan dokumen dengan lebih baik dan akuntabel sehingga dapat membantu meningkatkan kualitas organisasi Yayasan PKP JIS. 

Wassalam'alaikum warahmatulahi wabarakatuh.

Jakarta, 11 November 2023

Drs. H. Sukesti Martono, MA

Ketua Umum Yayasan PKP DKI Jakarta